記録 07
手続き
申込がはじかれるときの、入力の食い違い
申込のあとで差し戻しの連絡が来るとき、その理由の多くは入力欄と本人確認書類の食い違いにある。この記録では、画面のどの欄がどの書類と照らされるのかを、欄ごとに並べていく。
はじかれる理由は照合にある
申込の受付が終わったあとには、入力した内容と提出した書類を照らし合わせる工程が入る。ここで一文字でもずれていると、審査へ進む前に差し戻しの連絡が返ってくる。
差し戻しの通知には、どの欄が合わないのかまでは書かれないことがある。指摘を待つ前に自分で照らす場所を決めておくと、二度目の提出でつまずきにくくなる。
照らし合わせの相手になるのは、申込先が指定した本人確認書類の印字である。手元の記憶や、日ごろ使っている書き方ではない、という一点がすべての起点になる。
氏名は書類の字をそのまま写す
氏名の欄でつまずくのは、書類に印字された字と、画面で打てる字が別物になる場合である。旧字体や記号を含む姓は、変換の候補に出てこないことがある。
氏名の欄で食い違いが起きやすい形を、本人確認書類の側の書き方に合わせて四つ並べておく。
- 旧字体の姓
書類に旧字で印字されている姓を、画面が受け付ける字体へ置き換えると、別の表記として扱われることがある。
- 区切りのある名
在留カードや旅券に区切りの記号が入る名は、区切りをどう入れるかを申込先の指定どおりに揃える。
- カナの伸ばす音
カナ欄の長音や濁点は、書類に振られた読みと同じにする。読みが書類にない場合は、届け出ている読みに合わせる。
- 姓と名の分け方
姓と名を続けて一つの欄に打つか、二つの欄に分けて打つかで、照合の結果が変わることがある。
住所は建物名まで書き写す
住所の欄は、番地の書き方と建物名の有無で差が出る。書類に丁目や番地が漢数字で印字されているのに、画面へ記号で区切って打つと、別の表記として扱われる場合がある。
部屋番号を省いた住所で申し込むと、申込先から送られた書類が届かずに戻ってくる。郵送で受け取る道を選んだ場合は、この一行の欠けが最も長い足止めになる。
- 氏名の欄本人確認書類の印字
- 住所の欄書類の住所と建物名
- 生年月日の欄書類の生年月日
- 個人番号の欄番号が記載された書類
左と右の対応だけを示しています。長さも大きさも量を表していません。
生年月日と期限の見落とし
生年月日は、和暦で印字された書類を西暦へ置き換えるところで取り違えが起きる。元号が変わった年の前後は、一年ずれたまま入力してしまいやすい。
書類そのものの有効期限が切れていると、記載の内容が合っていても受け付けられない。申込を始める前に、期限の日付が書かれている面を先に確かめておく。
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画像がそのまま通らないとき
書類の写しは、四隅と文字が読み取れる状態で送ることが求められる。角が切れている、光が反射しているといった理由で、記載の内容とは関係なく戻される。
画像そのものが理由で差し戻される形を、撮り直すときの手がかりとして四つ並べておく。
- 四隅の欠け
書類の角が枠の外に出ていると、書類の全体が写っていないものとして扱われる。
- 光の映り込み
表面の加工に照明が映り込むと、氏名や番号の行が読み取れず、確認の工程で止まる。
- 裏面の抜け
住所を裏面に記載する書類は、表と裏の両方を送らないと住所の照合ができない。
- 写しの撮り直し
紙に印刷したものを撮った画像は、原本を確認できないものとして受け付けられない場合がある。
連絡が届かないまま止まる
差し戻しの知らせは、登録したあて先へ電子で届く形が多い。迷惑扱いの箱に入ったまま気づかず、期限が過ぎて申込そのものが取り消される流れが起こりうる。
電話番号の打ち間違いでも同じ結果になる。認証の番号が別のあて先へ飛ぶと、本人確認の段が進まないまま、申込だけが受付済みの状態で残ることになる。
入力の食い違いは、氏名と住所の欄だけで起きるのではない。連絡のあて先が一文字違うと、直す機会そのものが手元に届かなくなる。
申込を出した日に、あて先へ受付の知らせが入っているかを一度だけ確かめておく。ここで届いていなければ、その先の通知も同じ場所へは届かないことになる。
二度目の申込を出す前に
同じ内容でもう一度申し込むと、重複した申込として両方が保留になることがある。手続きの途中で止まっているのか、すでに取り消されたのかを先に確かめる。
直す連絡をするときは、受付の番号と、書類のどの行に何と印字されているかを手元に置く。欄の名前で伝えられると、やり取りの往復が一度で済みやすい。
直したあとは、同じ書類を使い回さずに、期限と記載を見てから送り直す。前の提出で使った画像をそのまま送ると、指摘された箇所が残ったまま二度目も戻される。
入力を直したいのに、申込の画面に戻れません
受付が済んだあとの訂正は、画面から直せない場合がある。案内された窓口へ、どの欄をどう直すのかを伝える形になるため、書類の記載を手元に置いて連絡する。
引っ越したばかりで、書類の住所が古いままです
書類の住所が今の住所と違う場合は、先に書類の側の変更を済ませるほうが早い。書き換えができない書類では、住所を確認できる別の書類を添える扱いになることがある。
差し戻しの連絡が来ないまま、何日も進みません
受付の完了と審査の開始は別の段である。登録したあて先の迷惑扱いの箱と、申込先からの通知を受け取る設定を確かめたうえで、受付の番号を控えて問い合わせる。